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Désigner qui confirme qu’un terrain est prêt
Quand les rencontres se jouent en parallèle, les bénévoles ne voient pas tous la même chose. Certains suivent un terrain, d’autres accueillent les équipes ou recueillent les résultats. Décidez qui confirme qu’un espace est disponible et qui peut lancer le match suivant.
Une information unique sur l’occupation des terrains évite d’envoyer deux rencontres au même endroit. Avant le tournoi, mettez cette répartition des rôles au clair et prévoyez comment signaler une erreur.
Utiliser les mêmes noms dans toute la salle
Le planning, les panneaux et les appels doivent désigner les terrains de la même façon. Si vous utilisez une salle annexe, précisez comment la rejoindre dès l’accueil. La signalétique reste utile même quand l’appel arrive sur le téléphone.
Relisez aussi les noms d’équipes, surtout lorsque plusieurs formations du même club participent. Un suffixe ou un numéro oublié peut faire suivre la mauvaise équipe. Faites corriger la liste de référence avant de lancer les appels.
Relire les appels simultanés avant l’envoi
Regrouper des appels peut aider lorsque plusieurs terrains se libèrent. Prenez pourtant le temps de relire chaque ligne : participants, lieu et disponibilité. Avant un envoi groupé, vérifiez chaque équipe et chaque terrain.
Après l’envoi, contrôlez les derniers appels et faites remonter les changements à la personne qui suit les terrains. Une équipe qui demande où jouer doit obtenir la même réponse de tous les bénévoles.
Réserver l’annonce générale aux consignes communes
Une pause, une reprise ou un changement de salle peut concerner tout le tournoi. Rédigez alors une annonce commune. Évitez de l’utiliser pour appeler une seule équipe ou dépanner un seul téléphone.
L’écran collectif peut rappeler les appels et les informations utiles. Il complète les messages individuels, mais ne garantit pas que chaque joueur a lu la consigne. Gardez un accueil identifiable pour les équipes qui ont besoin d’aide.
Préparer le parcours dans Notygo
L’écran Appels de Notygo propose « Plusieurs à la fois » pour préparer des lignes d’appel depuis un téléphone ou un ordinateur. Les participants concernés reçoivent les informations de leur match et du terrain si les notifications sont activées dans l’app installée.
Commencez par Appeler plusieurs parties et Envoyer une annonce à tous. Accompagnez les joueurs avec Activer mes notifications. La page Jour J et tournoi permet de choisir les fonctions utiles à votre événement, selon votre offre.
Maxime P.