Sommaire
Avant le jour J, il y a les inscriptions. Pour beaucoup de clubs, elles se font encore par téléphone, par SMS ou sur un cahier, puis tout est recopié dans un tableur. Les erreurs arrivent vite : une équipe notée deux fois, un paiement oublié, un numéro de téléphone illisible. Voici comment ouvrir des inscriptions en ligne propres, et ce qu’il faut régler avant de partager le lien.
Les réglages à décider avant d’ouvrir
- Inscription individuelle ou par équipe. Par équipe, décidez si vous demandez le nom de l’équipe et la liste des joueurs, et combien de joueurs il faut (fixe, ou un minimum et un maximum).
- Le nombre de places. Une équipe ou un joueur inscrit compte pour une place. Gardez quelques places pour vos invités ou vos licenciés, si besoin.
- La liste d’attente quand les places sont prises : elle évite de refuser des équipes qui pourraient remplacer un désistement.
- Les dates d’ouverture et de clôture. Clôturez la veille ou l’avant-veille, pour préparer le tirage au calme.
- La validation. Automatique : toute inscription est confirmée. Manuelle : vous validez chaque inscription, par exemple pour une compétition réservée aux licenciés.
- La liste publique des inscrits. Beaucoup de joueurs aiment voir qui vient. À vous de choisir de l’afficher ou non.
Le paiement : en ligne, sur place ou par virement
Trois façons d’encaisser, que vous pouvez proposer ensemble pour laisser le choix au participant :
- En ligne, par carte. L’argent arrive directement sur le compte HelloAsso ou Stripe du club. Avec Stripe, des frais de carte s’ajoutent au prix payé par le participant, pour que le club touche le montant complet.
- Sur place, le jour J.
- Par virement, avec l’IBAN du club.
Pour les paiements sur place et par virement, c’est vous qui marquez le paiement comme reçu. Pour le paiement en ligne, c’est automatique. Vous pouvez aussi proposer des options payantes : un repas, un tee-shirt.
Faire connaître le formulaire
- Un lien court à partager par message, sur les réseaux sociaux ou dans la newsletter du club.
- Un QR code sur une affiche au club ou chez vos partenaires.
- Le formulaire directement dans le site de votre club, si vous en avez un.
Un formulaire bien rempli tient en peu de champs : nom, email, téléphone, équipe. Chaque question en plus fait abandonner quelques inscrits.
Avant le jour J
- Relancez les paiements en attente quelques jours avant.
- Vérifiez la liste : doublons, équipes incomplètes, désistements.
- Rappelez aux inscrits d’installer l’app pour recevoir leurs appels le jour J : c’est autant d’équipes que vous n’aurez pas à chercher.
Ce que ça change pour vous et pour les joueurs
Pour l’organisateur : une seule liste à jour, sans rien recopier, avec l’état des paiements. Le jour J, les équipes inscrites sont déjà dans le tournoi, prêtes pour le tirage.
Pour les joueurs : une inscription en deux minutes depuis leur téléphone, un email de confirmation, et la possibilité de gérer leur inscription eux-mêmes.
Le faire avec Notygo
Dans Notygo, chaque événement peut avoir son formulaire d’inscription : individuel ou par équipe, nombre de places, places réservées, liste d’attente, ouverture et clôture, validation automatique ou manuelle, options payantes. Le participant s’inscrit en trois étapes et voit le prix, les places restantes et les infos pratiques (lieu, heure, programme) avant de valider.
Le paiement en ligne passe par le compte HelloAsso ou Stripe de votre club : Notygo ne prend aucune commission. Vous suivez les inscriptions dans l’écran « Équipes et inscriptions », avec un filtre « À payer » et le bouton « Marquer comme payé ». Les inscrits confirmés deviennent directement les équipes de votre tournoi. Vous pouvez aussi leur envoyer un rappel pour installer l’app et recevoir leurs appels.
Le formulaire se partage par un lien court, un QR code ou une affiche prête à imprimer. Avec une offre payante, il peut aussi s’afficher dans le site de votre club : voir Afficher le formulaire d’inscription dans le site de votre club.
Bon à savoir : un événement « inscriptions seules » (sans appels ni tirage le jour J) ne consomme pas l’événement offert de l’offre Découverte. Vous pouvez donc prendre vos inscriptions en ligne gratuitement, et décider plus tard d’utiliser Notygo pour le jour J.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il quand une équipe se désiste ?
Vous annulez son inscription : une équipe de la liste d’attente peut alors prendre sa place. Si elle avait payé en ligne, vous la marquez comme remboursée après le remboursement.
Puis-je ajouter moi-même des équipes ?
Oui. Les équipes inscrites par téléphone ou sur place s’ajoutent à la main ou par import d’un fichier, à côté des inscriptions en ligne.
Les participants doivent-ils créer un compte ?
Non. Ils remplissent le formulaire et reçoivent un email de confirmation, avec un lien pour gérer leur inscription.
Puis-je exporter la liste ?
Oui, en CSV pour un tableur, et en document imprimable pour la table de marque.
Pour aller plus loin
Une fois les inscriptions closes, choisissez votre format : Quel format choisir pour votre tournoi. Des exemples complets : un concours de pétanque, un tournoi de mölkky, un tournoi de foot à 5. Pour des catégories féminine, masculine ou mixte contrôlées dès l’inscription : Catégories Open, Féminin, Masculin, Mixte (ouvert sur demande).
Ouvrir vos inscriptions en ligne gratuitement, ou en savoir plus sur la page Inscriptions en ligne.
Maxime P.